Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych^1)
za rok 2022
(rok, za który składane jest oświadczenie)
Dział I^2)
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
-	zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
-	skuteczności i efektywności działania,
-	wiarygodności sprawozdań,
-	ochrony zasobów,
-	przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
-	efektywności i skuteczności przepływu informacji,
-	zarządzania ryzykiem,
oświadczam, że w kierowanej  przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych
Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych
(nazwa/nazwy działu/działów administracji rządowej/nazwa jednostki sektora finansów publicznych^*)
Część A^4)
	w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Część B^5)
	w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
(Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.)
Część C^6)
	nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
(Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.)
Część D
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:^7)
	monitoringu realizacji celów i zadań,
	samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych^8),
	procesu zarządzania ryzykiem,
	audytu wewnętrznego,
	kontroli wewnętrznych,
	kontroli zewnętrznych,
	innych źródeł informacji: Sprawozdania z załatwiania skarg, wniosków i petycji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w 2022 roku, oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok 2022 złożonych przez Członków Zarządu Zakładu, kierujących komórkami organizacyjnymi Centrali ZUS, dyrektorów oddziałów ZUS oraz dyrektora Centrum Informatyki w Opolu.
Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

Dokument podpisany przez Panią Gertrudę Uścińską – Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w dniu 2 marca 2023 r.
Dział II^9)
1.	Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.
Kontrola zarządcza funkcjonowała w ograniczonym stopniu w zakresie:
1)	terminowej i efektywnej obsługi kont płatników składek, w szczególności w zakresie podejmowania działań zmierzających do odzyskania należności z tytułu składek oraz przeciwdziałania przedawnieniom należności, a także obsługi wniosków o ulgę w spłacie należności;
2)	niewystarczającego stanu zatrudnienia lekarzy orzekających w ZUS, zagrażającemu zapewnieniu sprawnej i efektywnej realizacji zadań ustawowych ZUS; 
3)	długu technologicznego w eksploatowanych systemach i infrastrukturze IT. 
 (Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.)

2.	Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w zakresie: 

1)	terminowej i efektywnej obsługi kont płatników składek, w szczególności w zakresie podejmowania działań zmierzających do odzyskania należności z tytułu składek oraz przeciwdziałania przedawnieniom należności, a także obsługi wniosków o ulgę w spłacie należności: 
a)	rozwój i usprawnianie narzędzi informatycznych wykorzystywanych w obszarze dochodów przy obsłudze kont płatników składek (w tym w zakresie rozliczeń, monitorowania należności zagrożonych przedawnieniem, odpisywania należności przedawnionych, umarzania należności o niskich kwotach z mocy prawa) oraz wspierających proces przymusowego dochodzenia należności; 
b)	wdrożenie od stycznia 2024 r. systemowej blokady przyjmowania przez ZUS korekt dokumentów rozliczeniowych od płatników składek;
c)	monitorowanie jakości danych na kontach płatników składek oraz poprawności realizacji procesów w zakresie obsługi kont płatników oraz realizacji wniosków o ulgi, w tym identyfikacja obszarów wymagających wdrożenia działań korygujących w oddziałach i monitorowanie ich realizacji;
d)	kontynuowanie systemowego i masowego przekazywania płatnikom składek korespondencji o braku wpłat, braku dokumentów rozliczeniowych i zbliżającym się terminie płatności raty (za pośrednictwem PUE ZUS i tradycyjnej korespondencji masowej) w celu zapewnienia bieżących informacji związanych z obsługą konta płatnika składek;
e)	kontynuacja projektów odmiejscowienia obsługi kont płatników składek w celu usprawnienia procesu ich obsługi;
2)	niewystarczającego stanu zatrudnienia lekarzy orzekających w ZUS, zagrażającemu zapewnieniu sprawnej i efektywnej realizacji zadań ustawowych ZUS:
a)	zmiany organizacyjne polegające na zmianie właściwości terytorialnej oraz wspomaganie terenowych jednostek organizacyjnych w celu zapewnienia terminowości wydawania orzeczeń (odmiejscowienie); 
b)	działania zmierzające do uzupełnienia stanu zatrudnienia lekarzy orzekających w ZUS; 
3)	długu technologicznego w eksploatowanych systemach i infrastrukturze IT:
a)	kontynuacja projektu migracji platformy Itanium na IaaS;
b)	migracja motoru bazy danych Postgres PUE ZUS do wersji aktualnej. 
(Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.)
Dział III^10)
Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.
1.	Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:
1)	W celu poprawy efektywności i terminowości podejmowania działań związanych z przymusowym dochodzeniem należności z tytułu składek oraz przeciwdziałaniem przedawnieniom należności między innymi: 
•	kontynuowano prace nad dostosowaniem aplikacji w obszarze dochodów do zmian ustawowych w zakresie ograniczania kosztów egzekucyjnych i rozliczania wpływów z egzekucji dla postępowań prowadzonych od 20 lutego 2021 r., a także podjęto prace w celu rozwijania funkcjonalności wspierających realizację zadań związanych dochodzeniem należności, m.in. w zakresie obsługi zbiegów egzekucji oraz obsługi zabezpieczeń należności,
•	zmieniono tryb i zasady przyjmowania przez ZUS korekt dokumentów rozliczeniowych na tle rozwiązań w ramach Polskiego Ładu oraz dla zachowania jakości i kompletności zapisów na kontach płatników składek uruchomiono proces miesięcznego informowania płatników o braku wpłaty i braku deklaracji, a także rozpoczęto prace nad wprowadzeniem systemowej blokady dla przyjmowania korekt dokumentów od stycznia 2024 r., 
•	weryfikowano prawidłowość obsługi kont płatników składek, w tym w zakresie utrzymania standardów dla celów strategicznych i kluczowych oraz stopnia realizacji celów indywidualnych określonych w Programach Stabilizacji Pracy, a także monitorowano obsługę postępowań wyjaśniających prowadzonych dla spraw dotyczących wsparcia dla płatników składek w ramach Tarcz Antykryzysowych,
•	przekazywano dyrektorom oddziałów ZUS cykliczne informacje zarządcze w celu identyfikacji obszarów, w których należy podjąć działania zmierzające do zwiększenia jakości i terminowości obsługi kont płatników składek, a w konsekwencji dochodzenia należności, 
•	zbudowano narzędzia do masowej i automatycznej komunikacji z płatnikami składek w celu przekazywania informacji związanych z obsługą konta płatnika, co umożliwiło: (i) wysyłanie zawiadomień o braku dokumentów rozliczeniowych z wykorzystaniem profilu płatnika na PUE ZUS (średnio miesięcznie 152 tys., łącznie w 2022 r. – 1,8 mln zawiadomień) lub tradycyjnej korespondencji masowej (średnio miesięcznie 42 tys., łącznie w 2022 r. – 513 tys. zawiadomień), (ii) zamieszczanie na profilu płatnika na PUE ZUS komunikatu o braku wpłat składek za ostatni miesiąc (średnio miesięcznie 235 tys., łącznie w 2022 r. – 2,8 mln komunikatów), (iii) rozpoczęcie wysyłania (od listopada 2022 r.) na profil płatnika na PUE ZUS informacji o terminie raty wyznaczonej w kolejnym miesiącu dla płatników z zawartym układem ratalnym na spłatę zadłużenia, (iv) zamieszczenie na profilach aktywnych płatników na PUE ZUS pisma o wprowadzeniu terminu ograniczającego możliwości korygowania dokumentów rozliczeniowych.
2)	Dla zapewnienia terminowej obsługi spraw w zakresie ustalania uprawnień i wypłaty świadczeń krótkoterminowych między innymi:
•	monitorowano terminowość i poprawność obsługi spraw w zakresie ustalania uprawnień i wypłaty świadczeń krótkoterminowych w oddziałach ZUS, w tym monitorowano sprawy, w których wystąpiły nadpłaty z winy ZUS lub odsetki od nieterminowej wypłaty i kierowano zalecenia do oddziałów ZUS, 
•	monitorowano terminowość obsługi wniosków o wydawanie decyzji i wyjaśnień w oddziałach ZUS, 
•	dostosowano aplikacje w obszarze świadczeń krótkoterminowych do przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, a także wdrożono zmiany funkcjonalności zapewniające sprawniejszą obsługę spraw oraz wzmacniające mechanizmy weryfikacji, monitorowania i kontroli spraw zasiłkowych, w tym m.in. poprzez integrację narzędzi informatycznych oraz ich częściową automatyzację czynności w procesie przyznawania i wypłaty świadczeń krótkoterminowych,
•	wdrożono projekt odmiejscowienia obsługi spraw o świadczenia krótkoterminowe w oddziałach ZUS,
•	występowano z wnioskami dotyczącymi zmian legislacyjnych oraz uczestniczono w pracach legislacyjnych zmierzającymi do uproszczenia procesu przyznawania i wypłaty świadczeń krótkoterminowych.
3)	W zakresie obsługi zdarzeń naruszenia ochrony danych osobowych w związku ze skalą nowych zadań ZUS oraz realizacją akcji masowych:
•	kontynuowano realizację szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych, zwiększających poziom świadomości oraz wiedzy pracowników Zakładu,
•	kontynuowano wydawanie rekomendacji IOD w zakresie ochrony danych osobowych,
•	zarządzano rejestrem czynności przetwarzania, w tym dokonywano jego aktualizacji na podstawie informacji otrzymanych od właścicieli procesów przetwarzania,
•	kontynuowano przeprowadzanie oceny skutków dla ochrony danych dla procesów, a także projektów i innych wdrażanych inicjatyw, 
•	kontynuowano realizację audytów zapewnienia zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych w Zakładzie,
•	zmodyfikowano aplikację dedykowaną obsłudze incydentów podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych „Rejestr Naruszeń Ochrony Danych Osobowych” w celu optymalizacji obsługi prowadzonych postępowań, 
•	wdrożono moduł narzędzia e-Risk umożliwiający optymalizację procesu przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych.
4)	W odniesieniu do wydłużających się postępowań o zamówienie publiczne w zakresie kluczowych usług IT, w szczególności dotyczących sytemu KSI ZUS oraz PUE ZUS, w wyniku rywalizacji zainteresowanych podmiotów i radykalnej intensyfikacji działań w zakresie wnoszenia środków ochrony prawnej między innymi:
•	zarządzano ryzykiem wcześniejszego zakończenia umów lub środków poprzez monitorowanie terminów ekspiracji umów oraz wyczerpania środków finansowych, 
•	prowadzono miesięczny monitoring realizacji postępowań o zamówienia publiczne o wartości równej lub przekraczającej 130 tys. zł, w szczególności w zakresie terminowości przekazywania wniosków zakupowych do opinii i realizacji w świetle terminów wskazanych w Planie postępowań.
5)	W zakresie działań zmierzających do zmniejszenia długu technologicznego w eksploatowanych systemach i infrastrukturze IT oraz niedostosowania systemów IT ZUS do rozwiązań chmurowych:
a)	zrealizowano zmiany organizacyjne mające na celu usprawnienie realizacji zadań, komunikacji i przypisanie odpowiedzialności w zakresie obszaru IT – z dniem 1 lipca 2022 r. uruchomiono Centrum Informatyki;
b)	kontynuowano realizację projektu migracji motoru bazy danych DB2 – dokonano produkcyjnej migracji motoru bazy danych DB2 do v 12 FL 5xx;
c)	kontynuowano projekt migracji platformy Itanium na IaaS, w tym m.in. zakończono przygotowanie do migracji elementów HP-UX do architektury x86 (IaaS);
d)	kontynuowano działania zmierzające do wdrożenia rozwiązań chmurowych, w tym w zakresie realizacji takich zadań jak: Polski Bon Turystyczny, PUE ZUS, Platforma Mobilna ZUS, obsługa świadczeń dla rodzin;
e)	kontynuowano prace związane z realizacją Programu Budowy Systemu Cyberbezpieczeństwa w ZUS.

(Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. W oświadczeniu za rok 2010 nie wypełnia się tego punktu).

2.	Pozostałe działania:
W ramach działań mających na celu wzmocnienie kontroli zarządczej w obszarze ochrony danych osobowych między innymi:
1)	rozszerzono zapisy „Polityki ochrony danych osobowych w ZUS”, integrując regulacje z obszaru ochrony danych osobowych w ramach jednego wewnętrznego aktu prawnego, które dotychczas były rozproszone w innych wewnętrznych regulacjach,
2)	prowadzono bieżącą obsługę naruszeń ochrony danych osobowych, w tym współpracowano z Polską Organizacją Turystyczną w zakresie naruszeń dotyczących Polskiego Bonu Turystycznego,
3)	opracowano klauzule informacyjne dla klientów ZUS,
4)	komórka Ochrony Danych Osobowych uczestniczyła w pracach wdrożeniowych dotyczących kluczowych dla Zakładu inicjatyw w celu zapewnienia ochrony danych osobowych, m.in. Rodzinnego Kapitału Opiekuńczego, przyznania i wypłaty w roku 2022 tzw. „14 emerytury”, obsługi wniosków o świadczenie pieniężne dla podmiotów poszkodowanych w związku z sytuacją ekologiczną na rzece Odrze, obsługi wniosków o świadczenie związane z pomocą obywatelom Ukrainy, elektronicznej wymiany danych pomiędzy ZUS i Ministerstwem Finansów, wprowadzenia mLegitymacji dostępnej w aplikacji mObywatel, wdrożenia aplikacji mobilnej mZUS oraz obsługi wniosków m.in. „Dobry start” i 500+ za jej pośrednictwem.

(Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte).
Objaśnienia:
^1)	Należy podać nazwę ministra, ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 i Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354), a w przypadku gdy oświadczenie sporządzane jest przez kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji.
2)	W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.
3)	Minister kierujący więcej niż jednym działem administracji rządowej składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego działów, obejmujące również urząd obsługujący ministra. Oświadczenie nie obejmuje jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020 i Nr 238, poz. 1578).
4)	Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.
5)	Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6.
6)	Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
7)	Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić.
8)	Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
9)	Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C.
10)	Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.

Nota informacyjna:
W oryginale dokument sporządzono wg załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. Nr 238, poz. 1581). W wersji dostępnej wprowadzono modyfikacje wymagane dla odczytania i zrozumienia dokumentu przez osoby z niepełnosprawnościami.